Implementatiemanagement is mensenwerk – Hoe pakken wij dat aan?

IenPM wordt regelmatig betrokken bij implementatietrajecten. Met implementatietrajecten worden nieuwe ICT-systemen of tools geïmplementeerd binnen een organisatie. Het hoofddoel van zulke trajecten is vaak om technische- of functionele wijzigingen – de ‘harde kant’ – succesvol door te voeren. We merken vaak dat ‘de zachte kant’ niet direct de meeste aandacht krijgt binnen implementatietrajecten.

Wij geloven dat implementatiemanagement hand in hand gaat met verandermanagement. Een succesvolle adoptie van nieuwe systemen of tools gaat niet zonder een effectieve gebruikersadoptie en enthousiaste medewerkers. Als er geen draagvlak is vanuit de gebruikersorganisatie en men weet niet goed om te gaan met het nieuwe systeem, dan is een succesvolle systeemtechnische implementatie niks waard.

Het implementeren van nieuwe systemen betekent vaak automatisch een andere manier van werken en nieuwe processen. De (digitale) verandering levert daarom vaak weerstand op. Door alle medewerker vanaf het begin mee te nemen in deze veranderingen, verlopen implementaties van nieuwe systemen en processen soepeler. Dit doen we door doelbewust draagvlak te creëren in de organisatie tijdens de implementatie. Hoe doen wij dat?

1. Heldere en transparante communicatie over de verandering

Wanneer je een implementatie pas in een laat stadium communiceert of ‘over de schutting gooit’, ontstaat er een natuurlijke reactie bij medewerkers: weerstand. Het is van belang dat iedereen vanaf het begin mee wordt genomen in de digitale verandering. Communiceer daarom regelmatig over de verandering (die komen gaat).

2. Een duidelijke why – waarom wéér veranderen

Medewerker zijn vaak verander-moe. Ze snappen het nut en de noodzaak van alweer een gewijzigde aanpak of alweer een nieuw systeem niet. Verwerk in de communicatie een duidelijke ‘why’: wat is de toegevoegde waarde van de (digitale) verandering en wat is het voordeel voor de medewerkers? Communiceer het overkoepelende doel (voor de organisatie), maar ook de voordelen voor de medewerkers.

3. Effectieve training en begeleiding

Weerstand wordt vaak veroorzaakt door onzekerheid. En onzekerheid ontstaat meestal door gebrek aan kennis en ervaring. Door uitgebreide training en begeleiding kan deze onzekerheid weggehaald worden. Organiseer meerdere trainingssessie om de organisatie voor te bereiden op de nieuwe manier van (digitaal) werken. Zorg ,ook na livegang, dat de medewerkers voldoende begeleiding krijgen.

4. Ambassadeurschap (van bovenaf)

Zonder ambassadeurschap vanuit verschillende lagen van de organisatie, is de kans op een succesvolle gebruikersadoptie klein. Zorg dat er op iedere afdeling minstens één persoon is die optreedt als ambassadeur van het nieuwe systeem. Ook moet het managementteam een voorbeeldfunctie hebben en enthousiasme delen over de digitale verandering. Zonder sturing vanuit het management loopt verandering vaak stuk.