De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) zit op dit moment midden in een implementatietraject van het zaaksysteem Mozard Suite. Een onderdeel van dit implementatietraject is: de processen in kaart brengen, deze processen vertalen naar een zaakgerichte wijze, en de processen functioneel inrichten in het zaaksysteem Mozard Suite. Bij deze activiteiten wordt er veel gevraagd van het functioneelbeheerteam van de organisatie. Om die reden ondersteunen wij als IenPM’ers, als informatiespecialisten, het functioneel beheer bij de VRR.
Hoe bieden wij die ondersteuning dan? Wij leveren ondersteuning bij de coördinatie en op inhoudelijk vlak. Inhoudelijke ondersteuning houdt in dat we actief meedenken om de vertaalslag te maken van het proces zoals de VRR dat nu kent, naar het zaaksysteem Mozard Suite. Daarnaast richten we de zaaktypen, oftewel processen, ook daadwerkelijk in. Er zijn veel processen die vertaald en ingericht moeten worden, wat resulteert in een enorme lijst van actiepunten op het gebied van functioneel beheer. We ondersteunen ook bij de coördinatie van deze actiepunten en van het functioneel beheerteam. Dat doen we met de Scrum-methodiek. Iedere week starten we met een sprint-planning waarin we bespreken wat we deze week gaan realiseren en wie welke zaken gaat oppakken. De week eindigen we met een review waarin we de resultaten bespreken van de afgelopen sprint. Een zeer efficiënte methode waarmee de enorme actielijst beheersbaar wordt.
